중국 구매대행 시스템을 만들 때 실제로 필요한 기능

작성 2026-09-16

구매대행 사이트는 상품 페이지만으로 돌아가지 않습니다. 상품 수집, 주문과 발주의 분리, 결제확인, 현지 창고 입고, 합포장 출고까지 실제 운영에 필요한 기능을 단계별로 정리했습니다.

구매대행 사이트와 구매대행 시스템은 다르다

구매대행을 시작할 때 가장 먼저 만드는 것은 대개 '상품을 보여 주고 주문을 받는 화면'입니다. 하지만 주문이 하루 몇 건을 넘어가는 순간, 진짜 일은 화면 바깥에서 벌어집니다. 어떤 판매자에게 얼마에 샀는지, 물건이 현지 창고에 도착했는지, 어느 박스에 무엇이 들었는지, 고객에게 언제 나갔는지를 사람이 기억하거나 엑셀로 맞추기 시작하면 그때부터 오차가 쌓입니다.

그래서 구매대행 시스템에 필요한 기능은 쇼핑몰 기능 목록이 아니라 업무 단계 목록에서 나옵니다. 아래는 실제로 구축할 때 정의하게 되는 기능들을, 업무 순서대로 정리한 것입니다.

1. 상품 수집과 상품화

중국 판매자의 상품을 그대로 쓰는 것이 아니라, 우리 상품으로 바꾸는 과정이 필요합니다. 여기서 결정해야 할 것은 세 가지입니다.

• 무엇을 키로 삼을 것인가 — 원본 상품 ID와 옵션 조합 식별자를 함께 저장해야 나중에 재발주·가격 갱신이 가능합니다.
• 원문을 남길 것인가 — 남겨야 합니다. 분쟁이 생기면 기준은 번역문이 아니라 판매자가 올린 원문입니다.
• 어디까지 자동으로 노출할 것인가 — 수입 제한 품목, 브랜드 이슈가 있는 상품을 거르는 검수 단계를 반드시 둡니다.

2. 가격 계산 규칙

판매가는 원가 × 환율 + 수수료 + 예상 배송비 같은 식으로 계산되는데, 이 계산의 결과만 저장하면 나중에 설명할 수 없습니다. 적용한 환율, 적용한 수수료율, 계산 시각을 함께 남겨 두어야 "왜 그때 이 가격이었는가"에 답할 수 있고, 정산에서도 근거가 됩니다.

또한 배송비는 실물 무게가 나오기 전까지 확정되지 않습니다. 그래서 선결제 금액과 추후 정산 금액을 분리해 두지 않으면 나중에 추가 청구·환불 처리를 감당하기 어렵습니다.

3. 주문과 발주의 분리

가장 중요한 설계 결정입니다. 고객이 신청한 건(주문)과 우리가 중국 판매자에게 실제로 산 건(발주)은 1:1로 대응하지 않습니다. 한 주문이 세 판매자에게 나뉘어 발주되기도 하고, 그중 하나만 품절되기도 합니다.

• 주문: 고객 기준. 고객이 보는 상태(접수·결제확인·배송중 등)를 관리합니다.
• 발주: 판매자 기준. 발주 대기/발주 완료/부분 발주/품절 같은 내부 상태를 관리합니다.
• 둘 사이는 상품(SKU) 단위 수량으로 연결합니다.

이 구분이 없으면 "주문은 하나인데 절반만 도착한" 상황을 데이터로 표현할 수 없고, 결국 담당자가 메모로 관리하게 됩니다.

4. 결제확인과 입금 처리

결제 수단이 무통장 입금이라면 입금자명과 금액으로 주문을 찾아야 하고, 부분 입금과 초과 입금도 생깁니다. 결제확인은 단순한 플래그가 아니라 금액 이력으로 관리하는 편이 안전합니다. 추가 배송비 청구, 부분 환불, 적립금 상계가 모두 이 이력 위에서 처리됩니다.

5. 현지 창고 입고와 검수

발주가 확정되면 현지 창고에 입고예정이 생겨야 합니다. 예정이 있어야 도착한 박스를 어느 발주 건과 맞출 수 있습니다. 검수 단계에서는 수량·파손·오배송을 기록하고 사진을 남깁니다. 이 기록이 판매자 클레임의 근거가 됩니다.

중국에서 오는 물건은 바코드가 없거나 신뢰하기 어렵기 때문에, 검수 시점에 자체 바코드를 발행해 붙이는 것이 사실상 표준입니다. 이후 적치·피킹·합포장·출고는 모두 스캔으로 처리됩니다.

6. 합포장과 출고

같은 고객의 여러 발주 건을 한 박스로 묶는 순간, 주문과 박스는 1:1이 아니게 됩니다. 따라서 박스를 별도 데이터로 두고 무게·부피·구성 내역을 관리해야 합니다. 국제 운송장은 주문이 아니라 박스에 붙습니다.

7. 고객이 보는 배송 추적

중국 내 배송, 현지 창고, 국제배송, 국내 택배는 구간마다 운송장이 다릅니다. 내부에서는 구간별로 관리하되, 고객 화면에서는 주문 기준의 하나의 타임라인으로 합쳐 보여 주어야 "지금 어디쯤인가요?" 문의가 줄어듭니다.

8. 관리자에서 반드시 필요한 것

• 주문 번호 하나로 발주·입고·검수·박스·출고 이력을 한 화면에서 보는 기능
• 품절·부분 발주 시 고객 안내와 환불/대체 처리 흐름
• 수동 조정(재고, 금액)의 사유 기록 — 조정 자체보다 사유가 중요합니다
• 담당자별 권한 분리와 작업 이력

정리

구매대행 시스템의 난이도는 화면 수가 아니라 상태의 개수에서 옵니다. 주문·발주·입고·박스·배송이 각각 상태를 가지고 서로 영향을 주기 때문입니다. 처음부터 모든 기능을 만들 필요는 없지만, 주문과 발주를 분리하고 입고예정을 두는 두 가지 결정만큼은 나중에 바꾸기가 매우 어려우므로 초기에 정하는 편이 좋습니다.

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